先日、久しぶりに東京に御上りさんをしてきました。コロナ禍にあり、なかなか機会がありませんでしたが、新しいお客様にご挨拶に伺いました。見るものすべてが新鮮でしたが、名古屋との違いに驚くと同時に名古屋の住みやすさを実感しました。
さて、今回は、テレワークにまつわるお話をしましょう。テレワークは、コロナ禍にあったときに一気に進みました。大きく分けて在宅勤務とモバイル勤務が有ります。在宅勤務は読んで字のごとく自宅において仕事をすること、モバイルワークはサテライトオフィスなど自宅外で通信機器を利用して出社をせずに勤務することです。労務管理の観点からは、勤怠管理及びメンタルヘルス管理が重要であり、人事管理の観点からはモチベーション管理が重要になります。勤怠管理は、労働時間の管理と所定労働時間に適切に業務を行っているかを把握することです。初めてテレワーク制度導入する企業からは、所定労働時間をしっかりと勤務しないのでは？と危惧する声を聞きますが、統計上、テレワークでは実出勤する場合よりも長時間労働となるケースが多いのです。何らかの事情で仕事を中断せざるを得なくなったりする分、後れを取り返そうとして長時間労働となってしまうことがあるようです。テレワークの勤務時間は、原則的に実出勤するときと同様にする企業が多いようですが、場合によっては、「事業場外のみなし労働時間制」を採用するケースもあります。これは、事業場以外の場所で勤務するために労働時間管理が物理的に困難な場合に適用される制度で、原則は、実際の労働時間が何時間であろうと所定労働時間を就労したものとみなす制度です。ただし、事業場外のみなし労働時間制を採用する要件としては、実際に労働時間を把握できない、業務遂行の直接の指示を上司などから受けない、通信機器を使って常時連絡を取れるような状態ではないなどを満たす必要があります。現在は、スマホやタブレット端末を利用して、どこにいても連絡を取ったり情報のやり取りが可能です。このような状況にあっては、現実に事業場外のみなし労働時間制を採用するには、メールをすぐに返信しなくても良い、電話の着信があっても必ずしも通話する必要がない、業務の遂行方法は自分で決定する等のルールを明確にしておく必要があります。事業場外のみなし労働時間制が適法に行われるためには結構ハードルが高いでしょう。元来、通信手段の乏しかった時代に出張などに出かける場合に時間管理が困難である為に導入された制度ですからね。
メンタルヘルス管理の点からは、上司・同僚等との、何気ない会話や相談がしづらくなり、悩みを抱え込んだり、コミュニケーション不足による孤独感・孤立感を感じたりすることがストレスの原因となります。また、特に職場の人間関係が十分に構築できていなかったり、業務を十分理解できていない新入社員や異動のあった者等は、孤独感による不安やストレスを感じる割合が高くなります。テレワークによって、通勤ラッシュがなくなったりして本来ストレスは減少するはずですが、その一方においてコミュニケーション不足によるストレスがメンタルヘルス不調につながることが指摘されています。メンタルヘルス不調につながらないようにするには、オンラインを利用した面談を敵機的に実施する、定期的に出勤をさせるなど、上司が直接労働者の状態を把握できるようにすることが必要です。万一、異変を感じたら、早期に医師の診断を受けさせることや可能であれば、出勤を増やすなどして対応する必要があります。定期的なストレスチェックを実施するのも良いでしょう。
人事管理におけるモチベーション管理も非常に重要です。メンタルヘルス不調になれば、モチベーションは当然低下します。しかし、他にも、モチベーションを低下させる原因があります。ストレスの原因であるコミュニケーション不足もその要因ですが、在宅勤務の場合、家族の生活する中での就労は、生活音などの雑音が発生したり、家事をする必要性から集中力を途切れさせたりすることがあり、このこともモチベーションを低下させる要因です。また、上司や同僚が見ていないことやオンオフの切替が難しいなども要因であるとされています。更に、仕事の成果で明確に評価を受けることができれば良いのですが、そうではない場合に、適切に上司から評価を受けられるかどうかという不安もモチベーションの低下要因となります。テレワークを行う従業員には、仕事と私生活のオンオフを適切に切り替えるように仕事のスケジュールをキチンと定めて、在宅であっても仕事着に着替えるなど気持ちの切り替えをし易くすることが必要です。人事評価制度についても、評価項目を変更したり、目標を明確にする、プロセスを出来るだけ見える化する等の工夫が必要になります。コミュニケーションとも関連しますが、１on1ミーティングを導入し、部下の課題や問題、求める支援などを定期的に把握することも人事評価を適切に行う上では必要になります。
労務管理の観点から、保険についても少しお話ししましょう。労働保険（労災保険と雇用保険）は、通常、建設業など一部の業種を除いては、物理的な事業場を単位に保険関係を成立させます。本社と営業所があれば、それぞれに保険関係成立届を管轄の労基署に届出て保険の適用を受けます。それでは在宅勤務の場合に、自宅でケガをした場合などは労災保険の適用はどうなるのでしょうか？在宅勤務をしているときに就業時間中やトイレ休憩など仕事密接に関連した行為をしている最中の事故は、労災事故（業務災害）とされます。その労災保険は、本来所属している部署に適用される保険により保険給付が行われます。労働保険の基本は、物理的な事業場単位で適用します。そうすると自宅で勤務する場合は、自宅において労働保険の適用を受けなければならないのかというとそうではありません。労働保険における事業場とは、人事労務管理の機能が備わっている場所とされていますので、自宅は、その機能のない小規模な事業場であり、労働保険における事業場と見なされません。そのため、本来所属している部署の労働保険が適用されるのです。テレワークの人事労務管理については、上記のように通常の管理とは異なる点が多々あります。テレワークは今後も定着していくでしょうから、それにふさわしい人事労務管が求められます。